Совет 12. Проект под контролем

маркетинг в стоматологии

Источник публикации: Калинин Олег Викторович, (http://www.glavguru.ru/)
Когда пациент принимает решение о начале лечения? Опыт показывает, что это происходит в момент, когда у него есть четкая информация: проведена полная диагностика, готов лечебный и финансовый план. В процессе лечения пациент следит за ходом исполнения плана. Если он игнорирует рекомендации врача, это может привести к нарушению графика, перерасходу средств и конфликтным ситуациям.

Контроль проекта создания или развития клиники является важным аспектом руководства. Каждый руководитель должен владеть двумя документами - финансовым и организационным планами. Их следует постоянно корректировать, так как изменения в продолжительности циклов, недостаток денежных средств и нарушения сроков могут привести к проблемам

Две наиболее распространенные проблемы включают несогласованность циклов, что вызывает изменения в продолжительности работы и нехватку финансирования. Проектные руководители должны контролировать эти аспекты, чтобы избежать серьезных проблем.

На 90% соблюдение графика работы - это полнота планирования. Можно считать нормой отклонение в 15-20%, но большие величины - это повод задуматься.

Для контроля следует обращать внимание на два аспекта: организационный план - продолжительность и последовательность циклов проекта - и финансовый план - достаточность денежных средств для его реализации. Ежедневно необходимо просматривать организационный план, обсуждая с исполнителями ожидаемую продолжительность цикла, результат и стоимость. Рекомендуется рассчитывать на пессимистические прогнозы и приучать исполнителей информировать заранее о критических ситуациях.

Регулярный контроль также должен включать проверку обеспеченности денежными средствами будущих циклов работ. Рекомендуется проводить полную оценку хода проекта раз в неделю и контролировать период в 1-2 месяца вперед. Часто подрядчики вытягивают деньги за непредвиденные работы, что может привести к колоссальному перерасходу в 1,5-2 раза. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо закрепить в письменном виде объемы и стоимость работ до начала сотрудничества.

Возникает вопрос о том, как эффективно контролировать изменения в проекте, если циклов слишком много, и они происходят регулярно. В этом случае удобнее использовать компьютер и специальные программы управления проектами, которые позволяют визуализировать взаимосвязь циклов и детально отслеживать финансовый план. Для организационного плана можно использовать классический график Ганта, выполненный на большом листе бумаги, а для финансового плана - электронные таблицы, такие как MS Excel®.

Для того, чтобы держать проект под контролем и получать своевременную информацию о будущих изменениях продолжительности и сумме финансирования, разделите проект на циклы с понятным результатом и составить взаимосвязанный график.

Финансовый план проекта всегда должен быть согласован с организационным планом, так как они взаимосвязаны и в конечном итоге обеспечивают более четкое понимание проблемных точек проекта. Балансирование этих двух инструментов гарантирует соблюдение сроков и спокойный процесс.

При старте клиники важными этапами являются организационный и финансовый планы, а в дальнейшем необходимо добавить ключевые параметры бизнес-процессов (количество консультаций, структура обращений, средняя стоимость лечения и посещения и т.д.) и оценивать их ежемесячно. Эффективный контроль за проектом позволяет предугадывать проблемы и успешно достигать поставленных целей.

С уважением к вашей работе, Олег КАЛИНИН