Когда пациент готов принять решение о лечении? Опыт показывает в момент, когда ясны исходные данные - проведена полная диагностика, оформлен готовый лечебный и финансовый план. За ходом лечения пациент следит, основываясь на обещаниях и плане лечения. Игнорирование разумных действий приводит к плачевному результату - срыву графика, перерасходу, и, в конечном счете, постоянным конфликтам.

Похожая ситуация с контролем проекта. Любой руководитель обязан иметь два документа - финансовый и организационный планы. Они не статичны - в процессе постоянные перемены. Изменение продолжительности циклов, недостаток финансов, нарушение сроков - это причины вносить коррективы.

Наиболее распространены две проблемы:

• Несогласованность циклов. Как следствие постоянное изменение временных сроков.

• Нехватка средств в нужном объеме.

Какие позиции контролировать, во избежание серьезных проблем? На 90% соблюдение графика работы - это полнота планирования. Можно считать нормой отклонение в 15-20%, но большие величины - это повод задуматься.

Под регулярным контролем два аспекта: организационный план - продолжительность и последовательность циклов и финансовый план - достаточность денежных средств для реализации проекта. Ежедневно просматривайте соблюдение организационного плана. С каждым исполнителем: подрядчиком, поставщиком, помощником проговаривайте ожидаемую продолжительность цикла, результат и стоимость. Лучше рассчитывайте на их пессимистичные прогнозы. Приучайте их информировать о критичных ситуациях заранее.

Регулярно отслеживайте обеспеченность деньгами будущих циклов работы. Рекомендуется раз в неделю проводить полную оценку хода проекта. Будет лучше держать под контролем период в 1-2 месяца. Среди подрядчиков широко распространена практика "вытягивания" денег за различные непредвиденные работы. Перерасход может быть колоссальным - превышение расходов в 1,5-2 раза. Во избежание подобных сложностей закрепите в письменном виде объемы и стоимость работ до начала сотрудничества.

Возникает справедливый вопрос: "Как контролировать, если циклов слишком много, а изменения происходят регулярно? Удобнее использовать компьютер. Для организационного плана существуют платные и бесплатные программы управления проектами. График наглядно показывает взаимосвязь циклов. В ручном режиме (без использования компьютера) - это классический график Ганта, выполненный на большом листе бумаги.

Для финансового плана (учета стоимости этапов, графика поступления средств) проще использовать электронные таблицы (например, MS Excel®). Какие-либо специальные программы нужны только для очень крупных проектов.

Что значит держать проект под контролем? Получать своевременную информацию о будущих изменениях продолжительности и финансирования, предугадывать проблемы.

Как планировать циклы?

Разбейте проект на отдельные циклы с понятным результатом. Составьте взаимосвязанный график.

Финансовый план проекта всегда согласован с организационным планом. Финансовый план - синтез. В конечном итоге, балансирование этих двух инструментов - дает более четкое понимание проблемных точек проекта. Очень простые инструменты гарантируют соблюдение сроков, спокойный процесс.

Старт любой клиники состоит из двух крупных этапов, для которых параметры контроля различны. Если до момента приема первого пациента - это финансовый и организационных планы, то в дальнейшем - добавляются ключевые параметры бизнес-процессов (количество консультаций, структура обращений, средняя стоимость лечения и посещения и т.д.). Их оценку проводите ежемесячно.

#УспешнаяСтоматология